Betriebsausflug und die steuerliche Behandlung
Steuern und Betriebsausflug, dieser Themenkomplex ist aus zweierlei Sicht zu betrachten. Auf der Arbeitgeberseite gilt es, bestimmte Grenzen zwecks Steuern und Sozialabgaben zu beachten. Die Freigrenze ist gesetzlich auf 110 Euro beschränkt, darüber hinaus fallen Steuern und Sozialabgaben an. Aus Arbeitnehmersicht können nur unter ganz speziellen Umständen Kosten, die zur Teilnahme am Betriebsausflug notwendig werden, steuerlich abgesetzt werden.
Der Arbeitgeber hat für Betriebsausflug und sonstige betriebliche Feste einen Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer zur Verfügung, der steuer- und sozialabgabenfrei ist. Dabei muss beachtet werden, dass die Gesamtaufwendungen inklusive Bewirtung und Umsatzsteuer diesen Betrag nicht übersteigen dürfen. Die Ausgaben für Fahrtkosten, Saalmiete oder künstlerische Veranstaltungen sowie die Essenskosten müssen nachgewiesen werden. Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Falls die Arbeitnehmer im Rahmen des Betriebsausflugs oder einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung Geschenke erhalten, dürfen diese einen Wert von 40 Euro nicht übersteigen. Für weitere betriebliche Feste, zum Beispiel die Weihnachtsfeier, fallen Steuern und Sozialabgaben an, sofern die erlaubten 110 Euro schon vollständig ausgeschöpft sind.
Zu beachten ist der Sonderfall, dass Familienangehörige, die am Betriebsausflug teilnehmen, nicht als Belegschaft zählen, sondern als eigenständiger Teilnehmer. Sie erhöhen also die Gesamtzahl der Teilnehmer, nicht aber die Freibetragsgrenze, was die Steuern betrifft. Die dafür entstehenden Kosten sind auf den betreffenden Arbeitnehmer anzurechnen. Hier ist die Freigrenze für Steuern und Sozialabgaben schnell überschritten. Es gibt zwei Lösungsmöglichkeiten, wie dieses doch häufiger anstehende Problem gesetzeskonform bewältigt werden kann. Entweder der Arbeitgeber gestaltet die gesamte Veranstaltung kostengünstiger, um unter der Freigrenze zu bleiben. Die zweite Variante ermöglicht es, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine separate Vereinbarung treffen. In dieser wird geregelt, dass der Arbeitnehmer die den Freibetrag übersteigenden Kosten übernimmt. Durch die Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten kann die Ausgabe pro Teilnehmer auf 110 Euro begrenzt werden. Diese Vereinbarung muss jedoch vor der Veranstaltung beziehungsweise dem Betriebsausflug getroffen werden. Liegt eine solche Vereinbarung nicht vor, werden für den Betrag, der die Freigrenze übersteigt, Sozialabgaben und Steuern fällig.
Arbeitnehmer können eventuelle Kosten, die ihnen durch die Teilnahme an einem Betriebsausflug entstehen, im allgemeinen nicht bei den Steuern geltend machen. Solche Kosten könnten etwa die Aufwendungen für Anfahrt und Rückfahrt darstellen. Es gilt nur eine Ausnahme, nämlich dann, wenn die Teilnahme zwingend notwendig ist. Die Ausgaben müssen einen sehr engen Bezug zum Beruf haben. Dies ist aber in den allermeisten Fällen beim Betriebsausflug, der ja eher eine Freizeitveranstaltung darstellt, nicht der Fall. Deshalb sollte sich der Arbeitnehmer am besten eine Bescheinigung vom Arbeitgeber ausstellen lassen, dass die Teilnahme am Betriebsausflug angeordnet worden ist.
Alle Angaben ohne Gewähr, Stand 05-2011
